Door Maartje Meijers-Nooteboom

Regelmatig word ik gevraagd wat ik doe als projectmanager en wat voor soort opdrachten ik heb. Voor veel mensen is de functie van projectmanager een functie waar ze weinig beeld bij hebben. Projecten zoals het bouwen van een huis of het opknappen van een auto kent iedereen wel. Dat mijn opdrachten het inrichten van project- en portfoliomanagement zijn bij de overheid of in het onderwijs, roept vragen en bedenkelijke gezichten op. “Wat moet ik me bij portfoliomanagement voorstellen?”, krijg ik vaak als reactie. 

Een paar weekenden terug was ik in Antwerpen, waar we veel gewandeld hebben. Het viel me al snel op dat er nog steeds op veel plekken in de stad aan de weg gewerkt wordt. Straten en trottoirs zijn afgezet en vaak is dat niet van vorige week. Het lijken langdurige werkzaamheden. Al snel vraag je je af of er iemand is die een beeld heeft waar er wat gedaan wordt. Of de knelpunten die in het verkeer ontstaan bekend zijn en wat er gebeurt als er uitloop is van werkzaamheden op de ene plaats. De werkzaamheden kriskras door de stad laten zien dat er veel gebeurt, maar is er ook een totaal overzicht met risico’s, planningen en wat het financieel betekent?

In organisaties kom ik dit tegen met projecten. Er worden op verschillende plaatsen in de organisatie met de beste bedoelingen, naast de regulier werkzaamheden, projecten bedacht en gestart. Maar een totaal overzicht dat helder maakt welke projectrisico de organisatie loopt, welke capaciteitsvragen er spelen of wat de projecten financieel vragen van de organisatie ontbreekt. Uitloop van het ene project kan consequenties hebben voor het andere project. Maar ook kan er teveel inzet gevraagd worden van een afdeling of loopt de organisatie imago schade op doordat projecten in elkaars vaarwater zitten. 

Daarnaast speelt in veel organisaties dat het leiden van project vaak belegd wordt bij iemand die het erbij doet, als rol. Met de beste bedoelingen, omdat hij of zij veel weet over het onderwerp of omdat de organisatie bepaald heeft dat het onderdeel is van het takenpakket. Niet altijd zijn deze personen even blij met de rol als projectleider en zijn er binnen de organisatie nauwelijks afspraken, kaders of formats. Een ieder doet zijn best om zelf zo goed mogelijk het project op te zetten, vorm te geven en naar een goed einde te leiden. En ja, dat einde is wel eens helemaal buiten beeld geraakt…

Ik stap als buitenstaander, net als dat ik in Antwerpen rondstapte, een organisatie binnen. Al snel na de eerste kennismakingen ga ik aan de slag om de organisatie op het gebied van projecten en programma’s te helpen structureren. Dit is bij elke organisatie maatwerk. Want? … Het  is mooi en dankbaar werk. Medewerkers die worstelen in de rol van projectleider of opdrachtgever zijn geholpen met spelregels en eenduidige werkwijzen. Het management kan nu het juiste gesprek gaan voeren over het geheel van projecten en programma’s, want dat is in beeld gebracht.